Die 5 häufigsten Fehler beim Screening von Bewerbungen – und warum sie systemisch sind

Das Screening von Bewerbungen entscheidet darüber, wer im Recruiting-Prozess überhaupt eine Chance bekommt. Und trotzdem ist es in vielen Unternehmen der Teil, der am wenigsten strukturiert ist.

Nicht, weil Recruiterinnen und Recruiter ihren Job schlecht machen. Sondern weil sich die Rahmenbedingungen verändert haben. Die Zahl der Bewerbungen steigt, die Zeit pro Profil sinkt, und Entscheidungen müssen immer schneller getroffen werden – häufig auf Basis unübersichtlicher Informationen. Was als kurzer Zwischenschritt gedacht ist, wird so zum kritischsten Punkt im gesamten Recruiting-Prozess. Viele geeignete Kandidatinnen und Kandidaten gehen verloren, lange bevor ein Gespräch stattfindet.

Fehler 1: Der erste Blick ersetzt die eigentliche Analyse

Im Alltag bleibt oft nur wenig Zeit pro Bewerbung. Lebensläufe werden in wenigen Sekunden überflogen, der Blick bleibt an bekannten Arbeitgebern, klaren Jobtiteln oder einem ansprechenden Layout hängen. Was sich fachlich hinter diesen Stationen verbirgt, wird dagegen selten systematisch analysiert.

Das Problem dabei ist nicht mangelnde Sorgfalt, sondern fehlende Struktur. Wenn Kompetenzen, Projekterfahrung und Verantwortungstiefe nicht klar aufbereitet sind, entscheidet am Ende die Oberfläche. Unkonventionelle Werdegänge werden übersehen, während Profile mit guter Optik, aber schwacher Substanz weiterkommen. Ohne eine strukturierte Darstellung der relevanten Inhalte fehlt die Grundlage für eine faire und belastbare Einschätzung.

Fehler 2: Jede Person bewertet nach eigenen Maßstäben

In vielen Recruiting-Prozessen existieren keine einheitlichen Kriterien für das Screening. HR, Fachbereich und Führungskräfte bewerten Bewerbungen nach unterschiedlichen Schwerpunkten und persönlichen Erfahrungswerten. Was für die eine Person entscheidend ist, spielt für die andere kaum eine Rolle.

Die Folge sind widersprüchliche Einschätzungen, lange Abstimmungen und Entscheidungen, die sich im Nachhinein schwer erklären lassen. Nicht, weil die Beteiligten inkompetent wären, sondern weil Vergleichbarkeit fehlt. Erst wenn alle Beteiligten auf derselben strukturierten Grundlage arbeiten, entstehen Klarheit, Geschwindigkeit und Nachvollziehbarkeit im Entscheidungsprozess.

Fehler 3: Zu frühes Aussortieren im ersten Durchlauf

Unter Zeitdruck wird im Screening häufig sehr hart selektiert. Wer nicht nahezu perfekt auf das Stellenprofil passt, wird früh aussortiert. Dabei gehen viele Profile verloren, die zwar nicht ideal erscheinen, aber Entwicklungspotenzial oder Eignung für angrenzende Rollen mitbringen.

Das rächt sich oft später. Der Kandidatenpool wird unnötig klein, Alternativen fehlen, und sobald jemand abspringt, beginnt die Suche erneut. Ein gutes Screening trennt nicht sofort endgültig aus, sondern schafft zunächst Ordnung. Es identifiziert relevante Profile, ohne Potenziale vorschnell auszuschließen, und ermöglicht so fundierte Entscheidungen in den nächsten Prozessschritten.

Fehler 4: Unbewusste Vorurteile beeinflussen Entscheidungen

Auch erfahrene Recruiterinnen und Recruiter sind nicht frei von unbewussten Einflüssen. Name, Alter, Herkunft oder Lücken im Lebenslauf lenken Entscheidungen stärker, als vielen bewusst ist. Der Fokus verschiebt sich dabei schnell von der fachlichen Eignung hin zu persönlichen Annahmen.

Das Ergebnis sind einseitige Auswahlentscheidungen, weniger Vielfalt im Team und potenziell auch rechtliche Risiken. Objektivität entsteht hier nicht durch gute Absichten, sondern durch transparente, nachvollziehbare Kriterien, die konsequent auf alle Bewerbungen angewendet werden. Erst eine strukturierte Entscheidungsgrundlage reduziert den Einfluss solcher Verzerrungen spürbar.

Fehler 5: Wichtige Signale bleiben im Detail verborgen

Viele relevante Informationen stehen nicht im Jobtitel, sondern im Kontext. Welche Verantwortung eine Person tatsächlich getragen hat, in welchem Umfeld sie gearbeitet hat oder wie sich ihre Rolle über die Zeit entwickelt hat, erschließt sich oft erst bei genauer Analyse.

Im hektischen Screening-Alltag bleiben solche Signale jedoch häufig verborgen. Inkonsistenzen fallen erst im Interview auf, Risiken werden spät erkannt und Quereinsteiger unterschätzt. Tiefe entsteht hier nicht durch mehr Lesen, sondern durch eine bessere Aufbereitung der vorhandenen Informationen.

Warum diese Fehler kein individuelles Versagen sind

Diese fünf Fehler entstehen nicht aus Nachlässigkeit oder fehlender Kompetenz. Sie sind die logische Folge eines Systems, das mit immer mehr Bewerbungen bei gleichbleibenden Ressourcen umgehen muss. Der Mensch stößt im Screening schnell an seine Grenzen – unabhängig von Erfahrung oder Motivation.

Die Lösung liegt daher nicht in noch schnellerem Arbeiten, sondern in einem strukturierten Auswahlprozess. Wenn Bewerbungen einheitlich aufbereitet, vergleichbar dargestellt und transparent analysiert werden, verbessert sich die Entscheidungsqualität deutlich – ohne zusätzlichen Zeitaufwand.

Die Rolle von KI beim Screening von Bewerbungen

Künstliche Intelligenz sollte im Recruiting keine Entscheidungen treffen. Aber sie kann dabei helfen, Entscheidungen vorzubereiten. Indem sie Informationen strukturiert, relevante Muster sichtbar macht und Vergleichbarkeit schafft, entlastet sie Recruiting-Teams genau dort, wo heute der größte Engpass liegt.

Genau hier setzt ki:seido an. Nicht als Ersatz für menschliche Urteilskraft, sondern als Grundlage für fundierte, nachvollziehbare Entscheidungen. KI wird so zum Werkzeug, nicht zum Entscheider.

Fazit

Screening ist keine Nebensache. Es ist der erste echte Filter im Recruiting-Prozess. Wer hier Struktur schafft, gewinnt nicht nur Zeit, sondern vor allem Qualität – und verhindert, dass gute Kandidatinnen und Kandidaten verloren gehen, bevor sie überhaupt eine Chance hatten.

ki:seido liefert die Struktur für ein vergleichbares, transparentes Screening. Die Entscheidung bleibt beim Menschen.

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